Una de las instituciones hospitalarias más respetadas de América Latina, reconocida internacionalmente por su excelencia clínica, innovación tecnológica e impacto social, continúa liderando avances en el sector salud al priorizar la calidad asistencial y la gestión eficiente. Con más de 60 años de historia, esta organización filantrópica opera unidades hospitalarias, ambulatorias, educativas y de investigación, y es un referente en medicina de alta complejidad, docencia y generación de conocimiento científico.
Siempre a la vanguardia de la innovación en salud, la institución está impulsada por la mejora continua. En uno de sus centros de urgencias, la organización identificó la oportunidad de profundizar su comprensión de la capacidad instalada y del uso de recursos críticos, como equipos médicos, camas y áreas de atención. En asociación con EYF, buscó una solución estratégica para optimizar la capacidad operativa y garantizar que la demanda creciente pudiera atenderse de manera eficiente, manteniendo los estándares de calidad establecidos.
Soluciones
EYF desarrolló una solución a medida para el entorno hospitalario, centrada en la planificación de capacidad y en la evaluación de distintas estrategias operativas para la unidad de urgencias. El modelo digital creado permitió al equipo probar múltiples escenarios de atención, considerando distintos volúmenes de demanda, la estancia de los pacientes y la asignación de personal médico, de enfermería y de apoyo. Este enfoque permitió visualizar con precisión los impactos operativos de cada escenario, anticipar cuellos de botella y probar estrategias de mitigación sin comprometer la calidad asistencial.
Además de dimensionar recursos clave, como el número ideal de camas, salas de atención y turnos de personal, la solución ofreció una visión integrada y basada en datos para respaldar decisiones estratégicas con mayor precisión. El modelo pasó a formar parte de la rutina de planificación de la institución, funcionando como una plataforma continua de apoyo a la gestión, capaz de sostener nuevos análisis, validar mejoras futuras y respaldar decisiones con mayor seguridad y eficiencia.
Resultados
Tras un mapeo detallado de la situación actual y la identificación de las principales oportunidades de mejora, la solución se enfocó en dos pilares estratégicos:
Dimensionamiento de personal, diseñado para definir los niveles ideales de dotación por franja horaria, garantizando una cobertura adecuada para indicadores críticos de cumplimiento (LOS, tiempo puerta a triaje y tiempo puerta a médico). Ajustes en el layout físico, proponiendo una configuración temporal para apoyar la reforma del FT sin comprometer el flujo operativo ni la calidad de la atención. La aplicación de las soluciones propuestas generó mejoras tangibles en varios indicadores operativos importantes. Los principales resultados incluyen:
Reducción del 4,3% en la estancia total de los pacientes (LOS), con una menor proporción de atenciones de más de 4 horas; Mejora del 19,2% en el tiempo puerta a triaje (TPT), permitiendo un triaje más rápido y eficaz; Reducción del 16,8% en el tiempo puerta a médico (TPM), mejorando directamente la rapidez de la respuesta clínica; Menos ocurrencias fuera del estándar, como TPT mayor que 5 minutos (-2,4%) y TPM mayor que 25 minutos (-4,3%); Reducción del 4,5% en la carga de trabajo semanal, manteniendo la capacidad operativa, como evidencia de ganancias de eficiencia. Estos resultados demuestran el impacto del enfoque implementado, mejorando tanto la agilidad de la atención como el uso de recursos, reforzando el valor estratégico de la metodología adoptada.
Impacto
La implementación de la solución desarrollada en asociación con EYF aportó beneficios tangibles para la planificación y la gestión operativa de la institución. Con la posibilidad de probar escenarios y tomar decisiones basadas en datos reales, el liderazgo obtuvo una herramienta estratégica para dimensionar recursos, anticipar cuellos de botella y ajustar procesos con mayor seguridad y agilidad.
Este enfoque basado en datos dio como resultado una operación más equilibrada, una mejor asignación de personal, una mayor adherencia a los indicadores de cumplimiento y una mejora significativa en la experiencia del paciente. Además de optimizar los flujos actuales, la solución también estableció una base sólida para la planificación continua, permitiendo que la institución se prepare de forma más efectiva para el futuro, incluso en escenarios de alta demanda.
El proyecto refuerza el compromiso de la institución con la excelencia asistencial y la posiciona a la vanguardia de la transformación digital en el sector salud.
La implementación de la solución desarrollada en asociación con EYF trajo una transformación significativa en la forma en que la institución hospitalaria realiza su planificación y gestión operativa. Al permitir evaluar distintos escenarios y basar las decisiones en datos reales, el liderazgo obtuvo una herramienta confiable para dimensionar recursos, anticipar cuellos de botella y validar cambios con seguridad.
Este enfoque basado en datos mejoró la eficiencia de la atención, aseguró una mayor adherencia a los indicadores de cumplimiento y optimizó la asignación de personal, incluso en un entorno altamente dinámico y desafiante como urgencias. Además de optimizar los procesos actuales, la solución estableció una base sólida para la planificación continua, permitiendo que la institución se prepare estratégicamente para el futuro.
El resultado es una operación más equilibrada, flexible y eficiente, lista para responder rápidamente a la demanda creciente, manteniendo el compromiso con la calidad asistencial y la excelencia que la han consolidado como un referente de salud en Brasil.
La solución transformó la gestión operativa de la institución al aportar datos concretos para respaldar decisiones más rápidas, seguras y eficaces. El equipo comenzó a planificar con mayor precisión, optimizando los recursos existentes y preparándose de manera proactiva para desafíos futuros.
Este nuevo enfoque fortaleció la capacidad de la institución para:
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Anticipar cuellos de botella y ajustar turnos de personal de manera eficiente
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Garantizar el cumplimiento de indicadores operativos críticos
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Planificar la expansión basada en datos reales y análisis de escenarios
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Sostener la excelencia en la atención incluso bajo alta demanda
El análisis realizado con la solución desarrollada reveló que el 75% del tiempo de los pacientes se dedicó a cuidados directos, mientras que el 23% correspondió a períodos de espera y solo el 2% a desplazamientos internos. Entre los principales factores de espera, destacó la indisponibilidad de personal, responsable de más del 70% de los retrasos identificados.
El estudio mostró que los grupos de personal más críticos para la operación fueron: Administración FT3, Técnico de Enfermería Quirúrgica, Técnico de Ortopedia y Médico FT. Su indisponibilidad se asoció tanto a niveles de ocupación consistentemente altos como a picos específicos durante períodos de mayor demanda.
Tras mapear la ocupación de todos los grupos de personal, el análisis identificó desequilibrios significativos: mientras algunos profesionales alcanzaban tasas de ocupación de hasta el 97%, otros operaban con solo el 19%. Esto evidenció una oportunidad clara para equilibrar equipos y redistribuir recursos de manera más inteligente, mejorando el flujo y la eficiencia operativa.
Además, se observó que las largas distancias recorridas dentro del flujo interno de pacientes afectaban directamente la agilidad operativa. Por ello, la solución también incluyó un estudio de layout, proponiendo ajustes estratégicos para reducir desplazamientos innecesarios y optimizar el uso del espacio físico.
Con el desarrollo de la solución, se identificó que el 75% del tiempo los pacientes están recibiendo atención, el 23% están esperando y solo el 2% están en tránsito.
En promedio, más del 70% del tiempo de espera se debe a la indisponibilidad del personal requerido. La solución mostró que los grupos de personal que más contribuyen a esta espera son: Administración FT3, Técnico de Enfermería Quirúrgica, Técnico de Ortopedia y Médico FT. La causa puede ser una ocupación alta constante o picos de demanda en determinados horarios.
La solución mapeó la ocupación de todos los grupos de personal del área e indicó que había profesionales (algunos médicos y técnicos de enfermería) con alta ocupación, algunos en aproximadamente el 97% del tiempo, mientras que otros estaban con un 19% de ocupación. Esto evidenció la oportunidad de equilibrar y redistribuir recursos.
La solución también identificó que el tiempo del flujo de pacientes se veía afectado por largas distancias internas, lo que llevó a un estudio de layout para optimizar la configuración de la unidad.