Uma das instituições hospitalares mais respeitadas da América Latina, reconhecida internacionalmente por sua excelência clínica, inovação tecnológica e impacto social, segue liderando avanços na área da saúde ao priorizar a qualidade assistencial e a gestão eficiente. Com mais de 60 anos de história, essa organização filantrópica opera unidades hospitalares, ambulatoriais, educacionais e de pesquisa, sendo referência em medicina de alta complexidade, ensino e geração de conhecimento científico.
Sempre na vanguarda da inovação em saúde, a instituição é guiada pela melhoria contínua. Em um de seus centros de pronto atendimento, a organização identificou a oportunidade de aprofundar o entendimento sobre a capacidade instalada e o uso de recursos críticos, como equipes médicas, leitos e áreas de atendimento. Em parceria com a EYF, buscou uma solução estratégica para otimizar a capacidade operacional e garantir que a demanda crescente fosse atendida com eficiência, mantendo os padrões de qualidade estabelecidos.
Soluções
A EYF desenvolveu uma solução personalizada para o ambiente hospitalar, com foco no planejamento de capacidade e na avaliação de diferentes estratégias operacionais para a unidade de pronto atendimento. O modelo digital criado permitiu testar múltiplos cenários de atendimento, considerando diferentes volumes de demanda, tempo de permanência dos pacientes e a alocação de equipes médicas, de enfermagem e de apoio. Essa abordagem possibilitou visualizar com precisão os impactos operacionais de cada cenário, antecipar gargalos e testar estratégias de mitigação sem comprometer a qualidade assistencial.
Além de dimensionar recursos essenciais, como o número ideal de leitos, salas de atendimento e escalas de profissionais, a solução ofereceu uma visão integrada e orientada por dados para apoiar decisões estratégicas com maior precisão. O modelo passou a fazer parte da rotina de planejamento da instituição, funcionando como uma plataforma contínua de apoio à gestão, capaz de sustentar novas análises, validar melhorias futuras e embasar decisões com mais segurança e eficiência.
Resultados
Após o mapeamento detalhado do cenário atual e a identificação das principais oportunidades de melhoria, a solução se concentrou em dois pilares estratégicos:
Dimensionamento de equipe, com o objetivo de definir os níveis ideais de staff por faixa horária, garantindo cobertura adequada para indicadores críticos de conformidade (LOS, tempo porta-triagem e tempo porta-médico). Ajustes no layout físico, propondo uma configuração temporária para apoiar a reforma do FT sem comprometer o fluxo operacional nem a qualidade do atendimento. A aplicação das soluções propostas gerou ganhos concretos em diversos indicadores operacionais importantes. Destaques incluem:
Redução de 4,3% no tempo total de permanência dos pacientes (LOS), com queda na proporção de atendimentos acima de 4 horas; Melhora de 19,2% no tempo porta-triagem (TPT), permitindo uma triagem mais rápida e eficaz; Redução de 16,8% no tempo porta-médico (TPM), melhorando diretamente a rapidez da resposta clínica; Menos ocorrências fora do padrão, como TPT maior que 5 minutos (-2,4%) e TPM maior que 25 minutos (-4,3%); Redução de 4,5% na carga semanal de trabalho, mantendo a capacidade operacional, evidenciando ganhos de eficiência. Esses resultados demonstram o impacto da abordagem implementada, melhorando tanto a agilidade do atendimento quanto a utilização de recursos, reforçando o valor estratégico da metodologia adotada.
Impacto
A implementação da solução desenvolvida em parceria com a EYF trouxe benefícios concretos para o planejamento e a gestão operacional da instituição. Com a possibilidade de testar cenários e tomar decisões com base em dados reais, a liderança passou a contar com uma ferramenta estratégica para dimensionar recursos, antecipar gargalos e ajustar processos com mais segurança e agilidade.
Essa abordagem orientada por dados resultou em uma operação mais equilibrada, melhor alocação de equipes, maior aderência aos indicadores de conformidade e uma melhoria significativa na experiência do paciente. Além de otimizar os fluxos atuais, a solução também estabeleceu uma base sólida para o planejamento contínuo, permitindo que a instituição se prepare de forma mais eficaz para o futuro, mesmo em cenários de alta demanda.
O projeto reforça o compromisso da instituição com a excelência assistencial e a posiciona na vanguarda da transformação digital no setor da saúde.
A implementação da solução desenvolvida em parceria com a EYF trouxe uma transformação significativa na forma como a instituição hospitalar conduz seu planejamento e sua gestão operacional. Ao permitir avaliar diferentes cenários e embasar decisões em dados reais, a liderança passou a contar com uma ferramenta confiável para dimensionar recursos, antecipar gargalos e validar mudanças com segurança.
Essa abordagem orientada por dados melhorou a eficiência do atendimento, garantiu maior aderência aos indicadores de conformidade e otimizou a alocação de equipes, mesmo em um ambiente altamente dinâmico e desafiador como o pronto atendimento. Além de otimizar os processos atuais, a solução estabeleceu uma base sólida para o planejamento contínuo, permitindo que a instituição se prepare de forma estratégica para o futuro.
O resultado é uma operação mais equilibrada, flexível e eficiente, pronta para responder rapidamente à demanda crescente, mantendo o compromisso com a qualidade assistencial e a excelência que a consolidam como uma referência em saúde no Brasil.
A solução transformou a gestão operacional da instituição ao fornecer dados concretos para apoiar decisões mais rápidas, seguras e eficazes. A equipe passou a planejar com maior precisão, otimizando os recursos existentes e se preparando de forma proativa para desafios futuros.
Essa nova abordagem fortaleceu a capacidade da instituição de:
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Antecipar gargalos e ajustar escalas com eficiência
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Garantir conformidade com indicadores operacionais críticos
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Planejar a expansão com base em dados reais e análise de cenários
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Sustentar a excelência no atendimento mesmo sob alta demanda
A análise realizada com a solução desenvolvida revelou que 75% do tempo dos pacientes foi dedicado a cuidados diretos, enquanto 23% correspondeu a períodos de espera e apenas 2% ao deslocamento interno. Entre os principais fatores de espera, destacou-se a indisponibilidade de staff, responsável por mais de 70% dos atrasos identificados.
O estudo mostrou que os grupos de staff mais críticos para a operação foram: Administração FT3, Técnico de Enfermagem Cirúrgica, Técnico de Ortopedia e Médico FT. A indisponibilidade desses grupos esteve associada tanto a níveis de ocupação consistentemente altos quanto a picos específicos em períodos de maior demanda.
Após mapear a ocupação de todos os grupos de staff, a análise identificou desequilíbrios significativos: enquanto alguns profissionais atingiam taxas de ocupação de até 97%, outros operavam com apenas 19%. Isso evidenciou uma oportunidade clara de balancear equipes e redistribuir recursos de forma mais inteligente, melhorando o fluxo e a eficiência operacional.
Além disso, constatou-se que longas distâncias percorridas no fluxo interno dos pacientes impactavam diretamente a agilidade operacional. Por isso, a solução também incluiu um estudo de layout, propondo ajustes estratégicos para reduzir deslocamentos desnecessários e otimizar o uso do espaço físico.
Com o desenvolvimento da solução, identificou-se que 75% do tempo os pacientes estão recebendo cuidados, 23% estão aguardando e apenas 2% estão em trânsito.
Em média, mais de 70% do tempo de espera se deve à indisponibilidade do staff necessário. A solução mostrou que os grupos de staff que mais contribuem para essa espera são: Administração FT3, Técnico de Enfermagem Cirúrgica, Técnico de Ortopedia e Médico FT. A causa pode ser uma ocupação alta de forma constante ou picos de demanda em determinados horários.
A solução mapeou a ocupação de todos os grupos de staff do setor e indicou que havia profissionais (alguns médicos e técnicos de enfermagem) com alta ocupação, alguns em aproximadamente 97% do tempo, enquanto outros estavam com 19% de ocupação. Isso evidenciou a oportunidade de balanceamento e redistribuição de recursos.
A solução também identificou que o tempo do fluxo de pacientes era impactado por longas distâncias internas, o que levou a um estudo de layout para otimizar a configuração da unidade.